Il Documento di trasporto ha sostituito la vecchia bolla di accompagnamento e consiste nella redazione di un documento cartaceo che serve ad accompagnare. Contrariamente a quanto si crede, il DDT non è legato solo a operazioni di cessione dei beni trasportati, ma a qualsiasi movimentazione degli stessi. Supponiamo che le merci prodotte da un magazzino vengano spedite dallo stabilimento a un magazzino della stessa azienda. Anche in questo caso, bisogna redigere un DDT, altrimenti ai controlli verrebbe supposto che si tratti di una vendita non dichiarata, per cui i prodotti sarebbero oggetto di sanzioni e sul valore della presunta cessione si applicherebbero le imposte.
Il Documento di trasporto deve contenere
-Le generalità di chi effettua la spedizione.
-Le generalità di chi riceve la merce.
-Il numero progressivo del documento.
-La data di emissione del documento.
-Il luogo di destinazione delle merci.
-La quantità dei prodotti trasportati.
-Il numero dei colli.
-La descrizione sintetica delle loro caratteristiche.
-L’indicazione del vettore che si occupa del trasporto.
-La causale.
-La data di spedizione
Non è obbligatorio, invece, l’inserimento dei prezzi nel caso di cessione dei beni, perché il mittente e il destinatario potrebbero trovare appropriato non segnalarlo.
Nel caso in cui fossero più di uno i vettori che si occupano della consegna, sul DDT sarà sufficiente indicare solo le generalità del primo.
Passiamo adesso a un aspetto burocratico della vicenda cercando di capire per quanto tempo bisogna conservare il documento di trasporto. A questo proposito, ci viene in aiuto l’art.2220 del Codice Civile, secondo cui i documenti devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Rientrano nella previsione le fatture, lettere e telegrammi ricevuti, le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Questi documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, se queste corrispondono ai documenti e possono essere resi leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti.
Ai fini fiscali, l’art.39 del D.P.R. n.633/72 prevede che i documenti debbano essere conservati fino a quando non siano stati definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta. Visto che il DDT svolge anche funzioni di tipo fiscale, esso va conservato in formato cartaceo o digitale, al pari delle fatture, come previsto anche dal DMEF 17 giugno 2014. Dunque, va conservato per un periodo di almeno 10 anni dalla data ultima di registrazione.
Riepilogando, il documento di trasporto va conservato per un periodo di 10 anni dalla data di registrazione o un numero superiore di anni, se ciò emergesse ai fini dell’accertamento fiscale. La conservazione può avvenire in formato cartaceo o anche solo digitale. Ovviamente, poi, resta sempre possibile, una volta effettuata la conservazione nella modalità cartacea, tradurla in formato digitale in un momento successivo. L’importante è che risultino tutti gli elementi obbligatori sopra indicati e che il documento sia consultabile sempre sui supporti informatici messi a disposizione da chi ha effettuato l’archiviazione.