Modello CMR

In questa pagina proponiamo un modello CMR Excel e PDF da scaricare.

Inoltre spieghiamo come compilarlo in modo corretto.

Indice

Come Compilare il CMR

Il CMR è la lettera di vettura internazionale per trasporti su strada disciplinata dalla Convenzione di Ginevra: non è un contratto di trasporto, ma il documento che prova l’esistenza e i termini del contratto tra mittente, vettore e destinatario. Compilarlo bene significa dare ai tre soggetti la stessa fotografia della spedizione e prevenire contestazioni su quantità, stato delle merci, luoghi e responsabilità. Il modulo cartaceo tradizionale si presenta in più esemplari autocalcanti con identico contenuto e valore formale; oggi è sempre più diffuso anche in formato elettronico come eCMR secondo gli standard del Paese in cui si opera. La logica della compilazione non cambia: bisogna inserire con chiarezza i dati essenziali del viaggio e della merce, firmare nei punti giusti, apporre timbri e annotazioni pertinenti e consegnare a ciascun attore la sua copia.

Si parte dall’identità delle parti e dai luoghi. Il mittente indica la propria ragione sociale completa con indirizzo, partita IVA o altro identificativo fiscale, contatti e il luogo effettivo di presa in carico, specificando anche il referente operativo in magazzino se diverso dalla sede legale. Il destinatario viene indicato con la stessa completezza e con il luogo preciso di consegna comprensivo di eventuali finestre orarie, pianerottoli logistici, richieste di prenotazione o accesso a ZTL. Il vettore inserisce i propri dati e, se del caso, segnala un sub-vettore o un vettore successivo, perché il CMR consente il passaggio di mano con apposite firme nei riquadri dedicati. La data e l’ora di presa in carico sono la cerniera temporale su cui si misurano ritardi, giacenze e responsabilità; conviene riportarle in modo leggibile e coerente con i registri di magazzino e con eventuali sistemi di tracking.

Il centro del documento è la descrizione della merce. Occorre scrivere la denominazione commerciale chiara, i marchi o numeri di riferimento, il numero dei colli, la natura dell’imballo, le dimensioni se rilevanti, il peso lordo e, quando utile, il volume. Le unità di carico come pallet, casse, gabbie o IBC devono essere identificate, così come l’eventuale resa del pallet a destino o la presenza di pallet a perdere. La merce pericolosa richiede le indicazioni ADR: numero ONU, classe di pericolo, gruppo d’imballaggio, codici di restrizione in galleria e, se necessario, istruzioni scritte a bordo. Per i prodotti che richiedono temperatura controllata è fondamentale indicare il range termico, il tipo di equipaggiamento (frigo, ATP, registratore di temperatura) e le condizioni di manipolazione. Se il destinatario è fuori dall’Unione Europea o si opera in transito doganale, si riportano gli estremi del documento doganale (ad esempio numero MRN di una dichiarazione di esportazione o di un T1) e gli uffici di partenza e di destinazione, in modo che la scorta doganale sia coerente con il CMR e con i sigilli apposti.

La parte economica del trasporto si muove in due ambiti del formulario. Da un lato le istruzioni commerciali come Incoterms, condizioni di resa e ripartizione dei costi chiariscono chi sopporta nolo, assicurazione e oneri accessori. Dall’altro le voci delle spese di trasporto, sosta, contrassegno o operazioni di facchinaggio possono essere elencate per trasparenza, ma è buona prassi rinviare al contratto di trasporto o alla conferma d’ordine per evitare discrepanze tra documento e fatturazione. Se è previsto il contrassegno, lo si indica espressamente con l’importo da riscuotere e le modalità di versamento; se non è indicato, il vettore non ha titolo per trattenere la merce in attesa di contanti quando il contratto non lo prevede. Nel riquadro delle istruzioni particolari si possono inserire note come divieti di ribaltamento, fragilità, richiesta di sponde idrauliche, preavvisi telefonici e riferimenti a prenotazioni presso il magazzino di destino; questi dettagli aiutano a dimostrare che il vettore è stato messo in condizione di adempiere correttamente.

La sezione delle riserve è spesso trascurata ed è invece decisiva. Quando la merce viene presa in carico con imballi danneggiati, colli mancanti, sigilli alterati o con conteggio effettuabile solo “a vista” per impedimenti oggettivi, il vettore deve apporre riserva specifica e motivata in modo leggibile, indicando il difetto e, se possibile, documentandolo con foto. La riserva generica vale poco; una formula come “imballi forati lato destro su 2 colli” o “pallet n. 5 senza film, conteggio colli impossibile per carico sfuso” ha ben altro peso probatorio. Allo stesso modo, al momento della consegna, il destinatario deve verificare e annotare eventuali difformità visibili prima di firmare, perché la quietanza senza riserve crea una presunzione di consegna conforme per ciò che è apparente. In caso di danni non immediatamente rilevabili, la denuncia va inviata al vettore entro i termini di legge previsti dalla Convenzione; l’allineamento tra note sul CMR e comunicazioni successive rafforza la posizione di chi reclama.

Un CMR correttamente compilato coordina i documenti di viaggio. Se c’è una lista di carico dettagliata, si può allegare e richiamarla nel campo descrizione merce, evitando di saturare i riquadri e riducendo il rischio di errori di trascrizione. Se la spedizione è accompagnata da documenti sanitari, certificati fitosanitari o licenze, si indicano gli estremi per segnalare al controllo che la documentazione esiste ed è disponibile. I sigilli apposti sul veicolo o sull’unità di carico vanno indicati con numero e posizione, perché la corrispondenza tra sigilli in partenza e in arrivo è elemento di integrità. Nei trasporti a carichi parziali con più destinatari, il vettore può emettere CMR distinti per ciascun luogo di consegna o annotare con cura le frazioni di carico; in caso di vettori successivi, ciascuno firma e accetta il documento con la propria data, in modo da tracciare la catena di responsabilità.

La firma è l’atto che origina il documento. Il mittente firma al momento della consegna della merce, il vettore firma all’atto della presa in carico, il destinatario firma in consegna indicando data, ora e timbro. Le firme attestano l’avvenuto passaggio di custodia in quei momenti specifici. Le correzioni non andrebbero mai fatte cancellando o sovrascrivendo; si usa un tratto di stralcio con aggiunta leggibile della correzione, indicazione della data e controfirma. La leggibilità è un requisito sostanziale: dati illeggibili, sigle incomprensibili o lingue non condivise creano spazio a incomprensioni operative e dispute assicurative. Usare un’unica lingua comprensibile a tutti gli attori o accompagnare la descrizione con una breve traduzione in inglese o nella lingua del Paese di destino è spesso una scelta prudente.

La gestione digitale non cambia la sostanza. L’eCMR richiede che gli stessi campi siano compilati nel sistema autorizzato, che le firme elettroniche avanzate o qualificate sostituiscano le firme autografe e che il dispositivo di bordo o l’applicazione certifichi presa in carico, passaggi e consegna con data e ora affidabili. Il vantaggio sta nella tracciabilità, nella riduzione di errori e nella facilità di condivisione tra attori e autorità, ma la qualità legale dipende sempre dalla completezza e coerenza delle informazioni inserite.